Centro de ayuda
Todo lo que puedes pedirle a Lucía, y cómo se hace. Escríbeselo directo por WhatsApp o desde el chat.
¿Qué puedes hacer? / ¿Qué necesito para X documento?
Pregúntame "¿qué puedes hacer?" para el menú completo, o "¿qué necesito para [documento]?" para ver los datos que te voy a pedir antes de empezar.
Abono a crédito
Registra un abono o pago de cuota a un crédito financiero que ya existe.
Accionistas y participación de la sociedad
Dime "registra a [nombre] como accionista con el X%" para anotar la participación. Pregúntame "¿quiénes son mis accionistas?" para ver el libro completo, con aviso si los porcentajes no suman 100%.
Acta de reunión
Deja constancia de una reunión (asamblea, consejo, comité) y sus decisiones.
Actualizar el RUT: correo, dirección, actividad o responsabilidades
Actualizar el RUT lo haces tú en el portal de la DIAN, con tu usuario y tu firma electrónica: son 9 pasos y es gratis. La DIAN pide hacerlo a más tardar el mes siguiente al cambio. Cuando termines, mándame tu RUT nuevo y te muestro qué cambió antes de guardarlo.
Anotar un número externo (póliza, pedido, radicado, contrato)
Si te dieron un número o código para un negocio que ya existe (el pedido, la póliza, el radicado), dime "la póliza quedó [número]" o "el pedido de ellos es el [número]" y lo amarro a lo que ya tenías.
Artefactos comerciales para tu cliente (brochure, infografía de proceso, matriz de riesgos)
Dime "genérame un brochure", "arma una infografía con nuestro proceso" o "hazme la matriz de riesgos de [cliente]" y te armo un artefacto comercial en PDF para que se lo muestres o envíes a tu cliente. Para la infografía de proceso me cuentas los pasos (de 3 a 10) o me mandas el borrador en Word, PowerPoint, PDF o foto, y te devuelvo una sola página con el proceso dibujado. Distinto de una factura o cotización: esto es material de venta, no un documento contable.
Asiento manual
Ajuste contable directo entre dos cuentas, sin un documento soporte tradicional.
Asientos contables directos y créditos financieros
Puedes pedirme un asiento contable directo ("registra un asiento de...") y lo armo con partida doble: débito igual a crédito o no se explota. También manejo créditos financieros y créditos de abono con sus casos especiales. Las retenciones: la que te practican tus clientes la registro en el activo, como anticipo de impuestos (cuentas 1355), con quien te retuvo como tercero, y la descuentas en tu declaración; la que tú practicas a un proveedor la registro en el pasivo, como retención por pagar (cuentas 2365 y 2367), con el proveedor como tercero, hasta que la pagas a la DIAN.
Buzón tributario: recibir las facturas de tus proveedores
El buzón tributario no lleva habilitación aparte, ni set de pruebas, ni numeración. Es tu dirección de recepción de afínate (la ves en Recepción del tablero, o pregúntamela), y la registras una sola vez en el portal de habilitación de la DIAN: ícono de persona → «Configuración» → «Correo electrónico para recepción de facturas» → «Guardar». La DIAN tarda hasta 24 h en pasarla a producción; yo lo reviso cada día y te aviso cuando ya la tenga. Tus proveedores te mandan las facturas ahí y no tienes que reenviar nada: yo las registro, le envío a la DIAN el acuse de recibo y te pregunto si te llegó la mercancía o el servicio antes de enviar el recibo del bien. Ese aviso sale solo si tu factura electrónica ya está habilitada. Si un proveedor te la manda a otro correo, me la reenvías a lucia@afinate.com o por WhatsApp. La tarjeta «Eventos RADIAN» del portal no hace falta: el acuse de recibo y el recibo del bien son eventos de la factura electrónica, no del RADIAN, y basta con que seas facturador electrónico con Soluciones Alegra S.A.S como proveedor tecnológico. Esa tarjeta es para poner facturas a circular como título valor (vender cartera) y por ahora no se usa. Te guío en afinate.com/dashboard/dian/habilitacion/recepcion, y en qué paso vas te lo digo yo aquí mismo.
Cámara de comercio / matrícula mercantil (opcional)
La cámara de comercio certifica que tu negocio está registrado. De ahí leo tu matrícula, tu grupo NIIF y el tamaño de tu empresa. Es OPCIONAL para empezar; la puedes mandar ahora o después.
Campos del RUT y qué significan
NIT y dígito de verificación te identifican. Razón social o nombre es cómo te identificas legalmente. Responsabilidades (casilla 53) definen qué impuestos declaras. Actividad económica (CIIU) es el código de tu negocio. Todo sale del RUT automáticamente.
Carta
Una carta formal en PDF (solicitud, presentación, respuesta, certificación o constancia que tú afirmas y firmas): Lucía redacta lo que le dictas, sin agregar datos.
Cartera: quién te debe y cómo cobrarle
Pregúntame "¿cuánto me deben?" y te digo el total y quién te debe, con antigüedad si la pides. Pregúntame "ayúdame a cobrarle a [cliente]" y te redacto el mensaje de cobro; tú lo envías desde tu WhatsApp.
Caso de éxito
Mungos movía dinero por seis frentes a la vez (Rappi, MercadoPago, PayU, Credibanco, Davivienda, Bancolombia). afinate les construyó la conciliación automática de las seis fuentes, reemplazando el cuadre manual.
Certificado bancario (opcional)
El certificado bancario confirma los datos de tu cuenta. Lo uso para la tesorería y la conciliación. Es OPCIONAL para empezar; lo puedes mandar ahora o luego desde tu tablero.
Certificado comercial
Certifica la relación comercial (fechas y valor) con un cliente o proveedor.
Certificado de cobertura
Certifica una cobertura de seguro que colocaste como intermediario (nunca lo emite la aseguradora).
Certificado de reserva
Certifica a tu cliente que sus reservas (tiquetes, hotel, vehículo, actividad, restaurante, evento) quedaron hechas.
Certificado de retención en la fuente
Certifica a un proveedor lo que le retuviste durante un año (Art. 381 ET).
Cómo es el registro (formal e informal)
Si tienes RUT: creo tu cuenta con nombre y correo, me mandas el RUT y completo tu perfil. Si NO tienes RUT: te registro con datos básicos (nombre del negocio y cédula) como no responsable de IVA. En ambos casos tu cuenta queda activa de una vez.
Cómo recibes los documentos: tú, tu cliente y el correo
Los documentos que emito te llegan a ti por WhatsApp en PDF con su mensaje aclaratorio. La entrega a un tercero (tu cliente o tu proveedor) se hace desde el WhatsApp del titular de la cuenta, con plantilla propia; nunca mando documentos a un número distinto del titular. Si me lo pides, el documento le llega a tu cliente por correo, al que tiene registrado en tu cuenta; si también la quieres tú, me lo dices y te dejo la copia por WhatsApp.
Comprobante de egreso
Registras un pago que hiciste — a un proveedor, empleado, impuesto o al mismo dueño.
Consolidado de centros de costos / varios locales
Si manejas varios locales o establecimientos bajo una cuenta maestra, pregúntame "¿cómo van mis centros de costos?" y te doy el consolidado.
Consultar y cambiar tus productos y servicios guardados
Pregúntame "¿a cómo tengo la hora de consultoría?" o "¿qué productos tengo guardados?" para ver lo que ya registraste. Para cambiarle el precio o el nombre, dime "súbele el precio a [producto] a [nuevo precio]". Para registrar uno nuevo, dime "guarda [producto] a [precio]".
Contrato
Formaliza un acuerdo con cláusulas y condiciones dictadas por ti.
Corregir una propuesta o cancelarla antes de emitir
Si un documento AÚN NO se ha emitido, dime "corrige el valor a X" o "cancela eso" y lo ajusto antes de generarlo. Si ya se emitió y no fue a la DIAN, dime cuál y lo anulo por chat; si la DIAN ya lo aceptó, se corrige con nota crédito.
Cotización
Le mandas una oferta a un cliente antes de cerrar la venta.
Crédito financiero
Registra un préstamo o crédito nuevo con un banco, entidad o persona.
Emitir documentos de venta (factura, cotización, recibos, notas y certificados)
Dime qué documento necesitas y para quién (por ejemplo "hazme una factura para [cliente]") y lo preparo: factura, cotización, recibo de ingreso, comprobante de egreso, remisión, notas crédito/débito y certificados. Si el dato es claro lo emito directo; las notas y los certificados SIEMPRE te piden confirmación antes de emitir.
Estados financieros y cuadres de caja
Pregúntame por tu balance general, tu estado de resultados o tu utilidad. También te digo si tus días están cuadrados (conciliación diaria facturas↔comprobantes) o si hay descuadres.
Factura de venta
Le vendes algo a un cliente y necesitas el documento fiscal, listo para compartir.
Habilitación DIAN para documento equivalente POS
El documento equivalente POS lleva una habilitación aparte de la factura electrónica: son 5 pasos y el primero es «regístrate, si todavía no lo has hecho», y si ya te registraste para la factura electrónica empiezas en «elige el modo de operación de documentos equivalentes y copia el código del set». Lleva su propio set de pruebas (los documentos de prueba que pide la DIAN), que envío yo por ti; pides su resolución en Muisca y asocias su prefijo a Alegra. Te guío en afinate.com/dashboard/dian/habilitacion?tipo=POS. Esto es cómo es el trámite, no tu estado: si ya estás habilitado, en qué paso vas o qué documento te sale, lo leo en tu cuenta.
Habilitación DIAN para documento soporte
El documento soporte lleva una habilitación aparte de la factura electrónica: son 4 pasos y el primero es «regístrate, si todavía no lo has hecho», y si ya te registraste para la factura electrónica empiezas en «elige el modo de operación de documento soporte». No lleva set de pruebas; pides su resolución en Muisca y asocias su prefijo a Alegra. Te guío en afinate.com/dashboard/dian/habilitacion?tipo=DS. Cuando me mandes la factura o la cuenta de cobro de una compra a alguien que no factura electrónicamente, te ofrezco el documento soporte y, con tu sí, lo transmito a la DIAN. También me lo puedes pedir, por ejemplo «hazme el documento soporte de la compra a Ferretería Sol». Un documento soporte aceptado no se anula: se corrige con la nota de ajuste del documento soporte, completa o por un valor, y me la pides por chat. El documento soporte y su nota de ajuste llegan a la DIAN cuando terminas esta habilitación. Esto es cómo es el trámite, no tu estado: si ya estás habilitado, en qué paso vas o qué documento te sale, lo leo en tu cuenta.
Habilitación DIAN para factura electrónica
Habilitarte para factura electrónica son 6 pasos en 3 portales distintos de la DIAN. Los pasos 1, 2, 4, 5 y 6 los haces tú, con tus claves; el 3 lo hago yo: afínate envía el set de pruebas por ti. Además, antes del set te creo la empresa ante el proveedor y al final registro tu resolución, aquí mismo en el chat. La responsabilidad 52 no se pide antes: te la pone la DIAN sola, al final, en la fecha de inicio que elijas en el portal de habilitación. Esa fecha no se puede cambiar después, así que elígela el día en que vayas a facturar todo electrónicamente. Te guío en afinate.com/dashboard/dian/habilitacion. Un documento cuyo trámite no está terminado sale como soporte interno, sin CUFE. Esto es cómo es el trámite, no tu estado: si ya estás habilitado, en qué paso vas o qué documento te sale, lo leo en tu cuenta.
Habilitación DIAN para nómina electrónica
La nómina electrónica lleva una habilitación aparte de la factura electrónica: son 3 pasos y el primero es «entra al portal de habilitación», y si ya te registraste para la factura electrónica empiezas en «elige el rol Emisor y copia el código del set de nómina». Lleva su propio set de pruebas (8 documentos: 4 comprobantes + 4 notas de ajuste), que envío yo por ti; no lleva resolución: afínate la numera solo. Te guío en afinate.com/dashboard/dian/habilitacion?tipo=NOMINA. Esto es cómo es el trámite, no tu estado: si ya estás habilitado, en qué paso vas o qué documento te sale, lo leo en tu cuenta.
Hablar con Lucía y soporte general de tu cuenta
Puedes hablarme como a una persona: preguntas sobre afinate, dudas de tu cuenta (plan, cupo, cómo subir un extracto) o simple charla. Si necesitas algo puntual, dilo directo y te ayudo.
Informe
Formaliza hallazgos, avances o resultados de una evaluación.
Ítem facturable
Un producto o servicio que vendes o compras, con precio y unidad — para cotizar o facturar más rápido.
La responsabilidad 52 (facturador electrónico) en el RUT
La responsabilidad 52 no se pide antes: te la pone la DIAN sola, al final, en la fecha de inicio que elijas en el portal de habilitación. Esa fecha no se puede cambiar después, así que elígela el día en que vayas a facturar todo electrónicamente. Cuando la tengas, mándame tu RUT nuevo y lo guardo.
Mandar un pantallazo para que Lucía te ayude con lo que se ve
Sí, mándamelo por aquí. Lo miro y te ayudo con lo que se ve (una pantalla de la DIAN, del banco o de una app), pero no lo registro en tu contabilidad: solo registro la foto o el PDF de un documento contable, como una factura o un recibo.
Nota crédito
Corrige o revierte (total o parcialmente) una factura de venta ya emitida.
Nota débito
Incrementa el valor de una factura de venta ya emitida (intereses, cargos adicionales).
Obligaciones tributarias (referencial)
Según tus responsabilidades del RUT puedes tener IVA, retención en la fuente, renta o ICA. Te digo el saldo por pagar y el próximo vencimiento, y te puedo agendar un recordatorio. Es REFERENCIAL: para decisiones puntuales, confírmalo con tu contador.
Oportunidades de venta (CRM)
Cuéntame lo de cada prospecto ("hablé con [nombre], está interesado en X", "llamé, responden el viernes"): si ya tiene una oportunidad abierta se lo anoto ahí, y si no, la abro. Pregúntame cómo va, y cuando cierre dime si ganaste, perdiste o quedó fría.
Otrosí
Modifica un contrato ya existente (otrosí).
Pagaré
Documenta una deuda u obligación de pago como título valor.
Paz y salvo
Certifica que alguien está a paz y salvo de una obligación, con fecha de corte.
Pedirle a Lucía que busque algo en internet
Si necesitas algo que no tengo en mis datos, dime "búscalo en internet" o "investiga eso" y lo consulto en la web. Para tus obligaciones, cartera o saldo no hace falta pedirlo — ya lo sé.
Precios, planes y garantía
afinate cobra por paquetes de documentos: prueba gratis de 25 documentos o 30 días (lo primero que se cumpla); Lucía Medio Tiempo 100 documentos por $49.000 al mes; Lucía Tiempo Completo 500 por $199.000; Lucía Horas Extras 2.000 por $499.000; Lucía Consultora a convenir, documentos ilimitados. Si se te acaba el cupo, recargas a $500 por documento (mínimo $20.000, no vencen). Si no quedas satisfecho te devolvemos lo que pagaste del primer mes, sin preguntas. Tienes 30 días para pedirlo: escríbele a daniel@afinate.com.
Qué es afinate
afinate es tu administración autónoma por WhatsApp para pymes en Colombia. Yo, Lucía, genero tus documentos, radico los que te llegan, llevo tu contabilidad, concilio tu tesorería, transmito a la DIAN y te recuerdo tus obligaciones. afinate apoya a tu contador, no lo reemplaza.
Qué es el RUT y para qué lo pide afinate
El RUT (Registro Único Tributario) es el documento de la DIAN que te identifica ante el sistema tributario. afinate lo pide porque trae, ya verificado, todo lo que necesito para llevar tu contabilidad: tu NIT, tu razón social, tus responsabilidades tributarias y tu actividad económica.
Radicar un documento que te llega (foto, PDF, XML, audio)
Mándame la foto o el PDF del documento (factura de compra, comprobante, extracto, lo que sea) y yo lo extraigo, lo clasifico y lo contabilizo con partida doble. Si algo es ambiguo, te pregunto antes de adivinar.
Recibo de caja
Registras un cobro que recibiste, con la factura a la que aplica si corresponde.
Reenviar un documento tuyo a tu cliente
Dime "reenvíame la factura de [cliente]" o "mándale de nuevo la cotización" y te la reenvío. Si hay varias que calzan, te aviso cuál elegí; si no encuentro ninguna, te lo digo.
Registrar tus empleados y consultar tu nómina
Dime "registra a [nombre] como [cargo], gana [salario]" para anotar un empleado nuevo. Pregúntame "¿quiénes son mis empleados?" para ver tu nómina.
Registrar y consultar tus clientes/proveedores
Dime "guarda a [nombre], NIT [número]" y lo registro (solo el nombre es indispensable). Para cambiarle un dato, dime "cámbiale el correo a [nombre]: [correo nuevo]". Pregúntame "¿tengo registrado a [nombre]?" o "lístame mis clientes" para consultarlo. También puedes gestionarlos en afinate.com/dashboard/clientes.
Remisión
Documento de entrega de mercancía, sin efecto contable.
Reportes en PDF (ventas, gastos, cartera, DIAN, trazabilidad)
Pídeme "genérame el reporte/informe de ventas/gastos/impuestos/cartera" y te lo mando en PDF. Si solo quieres un número puntual, pregúntalo directo (más rápido que el PDF).
Resumen ejecutivo del negocio
Pregúntame "¿cómo voy?" o "dame un resumen" y te junto ventas, gastos, utilidad y por cobrar del mes en pocas líneas.
Saldo en caja/bancos y totales del día o del mes
Pregúntame "¿cuánto tengo en el banco?" para el saldo, o "¿cuánto vendí hoy?"/"¿cuánto gasté este mes?" para un número puntual.
Seguimiento de órdenes de producción
Para el trabajo interno con un cliente (más allá de lo comercial): "abre la orden de producción para [cliente]", avísame el avance ("ya empezamos", "ya terminamos"), pídeme que impute una compra al costo de la orden, o avísame cuando se firme un contrato/póliza/pagaré.
Seguimiento de ventas y pedidos
Aparte de emitir el documento, puedo llevarte el seguimiento del pedido: "abre un pedido con [cliente]", avísame cuando pase de etapa ("ya lo confirmaron", "ya entregamos", "ya cobré"), y pregúntame "¿cómo va el pedido de [cliente]?" cuando quieras.
Seguridad y privacidad de tu información
Tu información viaja cifrada (HTTPS/TLS) y cada cuenta solo ve sus propios datos. Tratamos tus datos conforme a la Ley 1581 de 2012: los usas con tu autorización, puedes pedir acceso, corregirlos o solicitar que se eliminen.
Soluciones Alegra S.A.S.: el proveedor tecnológico de afínate ante la DIAN
Soluciones Alegra S.A.S. (NIT 900559088-2). Es el proveedor tecnológico autorizado por la DIAN a través del cual afínate transmite tus documentos electrónicos. En los portales de la DIAN lo vas a ver con ese nombre. afínate no es el proveedor autorizado: transmite a través del de Alegra.
Transmisión a la DIAN: CUFE, rechazos y qué pasa después de emitir
Los documentos electrónicos se transmiten solos a la DIAN después de emitirse, a través del proveedor autorizado. Si la DIAN acepta, te llega el CUFE; si rechaza, te digo la causa y qué hacer; si la falla es pasajera, lo reintento solo, hasta 8 veces en unas 16 horas.
Tus créditos y préstamos (acreedores financieros)
Pregúntame "¿cómo van mis préstamos?" o "muéstrame mis acreedores" y te doy el saldo total y por acreedor de tus créditos activos.
Varios locales o sucursales (multi-establecimiento)
Si manejas varios locales o sucursales bajo una sola cuenta, dime que quieres registrar un establecimiento nuevo y lo agrego como centro de costos, con reportes y resultados separados por local. Un centro de costos es un local, no una persona: un empleado (un cobrador, un vendedor) no tiene usuario propio.