Transmisión a la DIAN: CUFE, rechazos y qué pasa después de emitir

Paso a paso

1. 1 Pides el documento. Dónde: el chat de Lucía. Pídele a Lucía la factura: a quién, por qué y por cuánto. Lucía te propone el documento y tú confirmas. Así sabes que quedó: ves la propuesta y el «¿Confirmo?».
2. 2 afínate revisa si puede salir con CUFE. Dónde: afínate. afínate revisa tres cosas: que tu RUT tenga la responsabilidad 52, que tu empresa esté creada ante el proveedor y que tengas una resolución de numeración vigente. Si falta una, el documento sale interno, sin CUFE y válido como soporte, y Lucía te dice cuál falta. Así sabes que quedó: lucía te dice si sale con CUFE o como soporte interno.
3. 3 afínate le pone el número. Dónde: afínate. afínate toma el siguiente número de tu resolución, una sola vez por documento: un reintento nunca gasta otro número. Así sabes que quedó: el documento tiene su número con prefijo.
4. 4 afínate lo envía al proveedor. Dónde: afínate y el proveedor tecnológico. La factura y las notas salen en el momento; el documento soporte, el POS y la nómina salen por una cola que se revisa cada 5 minutos. Así sabes que quedó: todavía nada: falta la respuesta de la DIAN.
5. 5 La DIAN responde. Dónde: la DIAN, a través del proveedor. Aceptado: te llega el CUFE, con el XML y el PDF del documento. Pendiente: afínate consulta cada 5 minutos hasta que la DIAN responda. Rechazado: Lucía te dice la causa, a quién le toca resolverla y qué hacer. Así sabes que quedó: lucía te dice «aceptada por la DIAN» con el CUFE, o la causa del rechazo.
6. 6 afínate reintenta sola si la falla es pasajera. Dónde: afínate. Si la falla es pasajera, afínate reintenta a los 2, 5, 15, 30, 60, 120, 240, 480 minutos: 8 intentos en unas 16 horas. Si la DIAN está en mantenimiento, reintenta al terminar la ventana, más 5 minutos. Nunca vuelve a enviar sin confirmar antes qué pasó con el intento anterior. Así sabes que quedó: lucía te dice a qué hora la reintenta.
7. 7 Lucía te avisa si la respuesta llega después. Dónde: WhatsApp y el chat del tablero. Si la DIAN responde después de la conversación, Lucía te avisa por WhatsApp y el aviso queda en el chat del tablero. Así sabes que quedó: te llega el aviso con el resultado.
8. 8 Si hay que corregir. Dónde: el chat de Lucía o el tablero. Una factura que la DIAN ya aceptó no se anula: se revierte con una nota crédito sobre esa factura, completa o por una parte, y me la pides por chat. Para cobrar algo más va una nota débito. Si la factura no alcanzó a llegar a la DIAN, sí te la anulo por chat. Un documento soporte aceptado no se anula: se corrige con la nota de ajuste del documento soporte, completa o por un valor, y me la pides por chat. Una nómina aceptada no se anula: se elimina o se reemplaza con una nota de ajuste de nómina, por ejemplo «elimina la nómina de Pedro de septiembre» o «corrige la nómina de Ana, trabajó 20 días». Con tu sí la transmito y reverso sus asientos. Así sabes que quedó: la nota queda aceptada por la DIAN con su propio CUFE.
9. 9 Preguntas cómo va. Dónde: el chat de Lucía. Pregúntale a Lucía cómo va un documento en la DIAN: te dice el estado, el CUFE o la causa del rechazo. Así sabes que quedó: lucía te dice el estado de ese documento.
10. 10 Si se acaban los reintentos. Dónde: afínate y el equipo. Si se acaban los reintentos, el documento pasa a una persona del equipo y Lucía te avisa. Así sabes que quedó: lucía te dice que una persona del equipo lo está revisando.

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