Buzón tributario: recibir las facturas de tus proveedores
El buzón tributario no lleva habilitación aparte, ni set de pruebas, ni numeración. Es tu dirección de recepción de afínate (la ves en Recepción del tablero, o pregúntamela), y la registras una sola vez en el portal de habilitación de la DIAN: ícono de persona → «Configuración» → «Correo electrónico para recepción de facturas» → «Guardar». La DIAN tarda hasta 24 h en pasarla a producción; yo lo reviso cada día y te aviso cuando ya la tenga. Tus proveedores te mandan las facturas ahí y no tienes que reenviar nada: yo las registro, le envío a la DIAN el acuse de recibo y te pregunto si te llegó la mercancía o el servicio antes de enviar el recibo del bien. Ese aviso sale solo si tu factura electrónica ya está habilitada. Si un proveedor te la manda a otro correo, me la reenvías a lucia@afinate.com o por WhatsApp. La tarjeta «Eventos RADIAN» del portal no hace falta: el acuse de recibo y el recibo del bien son eventos de la factura electrónica, no del RADIAN, y basta con que seas facturador electrónico con Soluciones Alegra S.A.S como proveedor tecnológico. Esa tarjeta es para poner facturas a circular como título valor (vender cartera) y por ahora no se usa. Te guío en afinate.com/dashboard/dian/habilitacion/recepcion, y en qué paso vas te lo digo yo aquí mismo.
Paso a paso
- 1 Registra tu dirección de recepción de facturas en la DIAN. Lo haces tú, en «Portal de habilitación de la DIAN». Entra al portal de habilitación. Arriba a la derecha, junto a tu nombre, pulsa el ícono de persona y elige «Configuración». En «Correo electrónico para recepción de facturas» escribe tu dirección de recepción de afínate (la ves en Recepción del tablero, o pregúntale a Lucía) y dale «Guardar». Ese es el único sitio donde se cambia. Si vienes de otro proveedor, ahí quedó el buzón anterior: reemplázalo. Para comprobarlo: menú de tres rayas → «Registro y habilitación» → «Documentos electrónicos» → tarjeta «Factura electrónica». La ficha «Facturador electrónico» es de solo lectura y muestra «Correo electrónico para recepción de facturas» con la dirección nueva. El otro correo, el de «recepción», es el del RUT y no se toca. Tus proveedores no leen ese portal: leen la lista de producción de la DIAN, y ahí el cambio puede tardar horas (hasta 24 h). Lucía la consulta cada día y te avisa cuando la DIAN de producción ya tenga tu dirección; mientras tanto tus proveedores siguen facturando al correo anterior. Recibir facturas no lleva set de pruebas, ni numeración, ni otra habilitación. La tarjeta «Eventos RADIAN» de «Documentos electrónicos» no hace falta para el buzón: el acuse de recibo y el recibo del bien son eventos de la factura electrónica, no del RADIAN, y basta con que seas facturador electrónico habilitado con «SOLUCIONES ALEGRA S.A.S» como proveedor tecnológico. Esa tarjeta sirve para poner facturas a circular como título valor (vender cartera) y por ahora no se usa. Si entras, las tarjetas de software propio dan «El participante no cuenta con un software propio activo en el sistema»: ciérralas con la X y sal.
- 2 Tus proveedores te facturan a tu dirección de afínate. Lo haces tú, en «afínate». Tus proveedores te mandan la factura electrónica a tu dirección de recepción de afínate (la ves en Recepción del tablero, o pregúntale a Lucía). No tienes que reenviar nada. Lucía la registra en tu contabilidad, le acusa el recibo a la DIAN y te pregunta si te llegó la mercancía o el servicio antes de registrar el recibo. Si un proveedor te la manda a otro correo, reenvíala a lucia@afinate.com o mándala por WhatsApp. Este paso se marca solo con la primera factura que Lucía registre.
- 3 afínate le confirma a la DIAN que recibiste la factura. Lo hago yo, aquí en afínate. Por cada factura de compra, afínate envía a la DIAN el acuse de recibo y, cuando le confirmas a Lucía que te llegó (o si lo dejaste automático para ese proveedor), el recibo del bien o del servicio. En compras a crédito o con plazo, esos dos avisos son los que hacen valer la factura para tus costos, deducciones e IVA descontable. afínate no acepta ni reclama la factura por ti: eso tiene efectos con tu proveedor y lo decides tú.
Ten en cuenta
- En compras a crédito o con plazo, el acuse de recibo y el recibo del bien son requisito para que la factura soporte costos, deducciones e IVA descontable (Estatuto Tributario, artículo 616-1).
- Cuando llega una factura te aviso con proveedor, número y total. Si es a crédito te pregunto si ya llegó lo comprado, y el recibo del bien lo registro solo con tu sí; los proveedores fijos (servicios públicos, arriendo, telefonía) los puedes dejar en recibo automático y no te vuelvo a preguntar. Las de contado solo te las aviso.
- Si no me contestas, te lo recuerdo una vez a los 3 días. Cuando la DIAN registra el recibo te digo el día y la hora exactos en que vence el plazo para reclamar (3 días hábiles), y el segundo día hábil te lo recuerdo.
- Acepto o reclamo una factura solo si tú me lo pides, nunca por iniciativa mía. Antes de aceptarla te advierto que después el proveedor ya no puede hacerle notas crédito ni débito.
- Si llega una factura a nombre de otro NIT, no la contabilizo y te explico de quién es, para que le pidas al proveedor que la emita con tu NIT.
- Paso 1, si guardé la dirección en «Configuración» pero en Recepción del tablero sigue «Falta registrar tu buzón en la DIAN»: La DIAN tarda en pasar el cambio a producción (hasta 24 h). Si pasó más de un día, entra al portal de habilitación, a la ficha «Facturador electrónico», y usa «Sincronizar Contribuyente a producción». Lucía lo vuelve a revisar al día siguiente.
- Paso 1, si en «Eventos RADIAN» me sale «El participante no cuenta con un software propio activo en el sistema»: Es normal: esa ruta es de quien tiene software propio. Cierra el aviso con la X y sal de la tarjeta. El buzón no usa «Eventos RADIAN».
- Paso 1, si en «Eventos RADIAN», en «Modo de operación» → «Operación Indirecta», me pregunta «¿Está seguro que desea habilitar la trasmisión de eventos al RADIAN como Facturador Electrónico?»: Dale «Cancelar». Ese registro es para poner facturas a circular como título valor y el buzón no lo necesita. Si la DIAN llegara a rechazar un acuse por falta de ese registro, Lucía te lo dirá y entonces se hace: «Operación Indirecta» → «Aceptar» → asociar «SOLUCIONES ALEGRA S.A.S» (dos clics, sin pruebas ni documentos).
- Paso 2, si puse un reenvío automático y Lucía no registra las facturas: No hace falta reenviar: dale a tu proveedor tu dirección de recepción de afínate, o regístrala en la DIAN. Un reenvío automático a lucia@afinate.com deja al proveedor como remitente, y Lucía solo lee ahí lo que sale de tu correo o de uno que autorizaste.
¿Ya tienes cuenta? Pídeselo directo a Lucía por WhatsApp o desde tu chat.
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