Habilitación DIAN para documento soporte

Paso a paso

1. 1 Regístrate, si todavía no lo has hecho. Lo haces tú, en «Portal de habilitación de la DIAN». Si ya te registraste para factura electrónica, sáltate este paso. Si no: entra al portal de habilitación y completa «Registro y habilitación» → «Documentos electrónicos».
2. 2 Elige el modo de operación de documento soporte. Lo haces tú, en «Portal de habilitación de la DIAN». Entra al portal de habilitación con el perfil «Persona» si eres persona natural, o «Empresa» si eres una sociedad, y tu número de documento. La DIAN te manda un enlace al correo que tengas en el RUT (el correo se llama «Token Acceso DIAN»): ábrelo para entrar. Con el menú de tres rayas ve a «Registro y habilitación» → «Documentos electrónicos». En «Seleccione el tipo de documento» salen cinco tarjetas: la del documento soporte es «Documento para no obligados a facturar», la tercera (no la de «Factura electrónica»). Elígela. Llegas a «Asociar modo de operación». En «Seleccione el modo de operación» elige «Software de un proveedor tecnológico». La URL de recepción viene llena y en gris: no la toques. En «Datos de empresa y software», en «Nombre empresa proveedora» elige «SOLUCIONES ALEGRA S.A.S» (no la confundas con «SOLUCIONES INTEGRALES DE OFICINA S.A.S EN REORGANIZACION», que sale justo debajo) y en «Nombre de Software» elige «Alegra». Dale «Asociar». Asocia una sola vez. Compruébalo en la tabla «Listado de modos de operación asociados»: sale una fila con «Software de un proveedor tecnológico», «Documento Soporte», la fecha de registro, el estado «Habilitado» y el software «Alegra», con su ID y su PIN. No tienes que copiar nada de esa fila. El documento soporte no tiene set de pruebas: no hay código que copiar ni nada que enviar. Si abres la pantalla «Pruebas de aceptación», verás «Estado de aprobación: Habilitado» y tres botones («Set de pruebas», «Reiniciar SET de pruebas», apagado, y «Sincronizar a Producción»): no pulses ninguno. «Sincronizar a Producción» solo se usa si en el paso 4 tu prefijo no aparece después de la espera.
3. 3 Pide la resolución de documento soporte en Muisca. Lo haces tú, en «Muisca (numeración de facturación)». Antes de empezar, ten a la mano tu firma electrónica de la DIAN: te va a pedir su contraseña y un código de seguridad, dos veces. La contraseña y el código son solo para la ventana de la DIAN: no se los des ni a afínate ni a nadie más. Es el mismo camino del paso 4 de la factura electrónica. Entra a Muisca y abre «Numeración de Facturación» en el menú «DIAN-MUISCA» de la izquierda. El primer clic abre una pantalla en blanco: es normal. En el menú «MENU» elige otra vez «Numeración de Facturación» y luego «Solicitar Numeración de Facturación». Sale el aviso «Recuerde tener actualizado el RUT para evitar sanciones»: dale «Aceptar». En «Información del Contribuyente» todo viene lleno: dale «Ingresar». Llegas a «Consultar Numeración de Facturación». Arriba hay un filtro «Tipo de Solicitud»: no es ahí donde se elige el documento soporte, es solo un filtro de la consulta. Baja la página y pulsa «Autorizar Rangos». En «Solicitud de Autorización de Rangos» llena: «Prefijo» (uno distinto del de tu factura; en el caso que verificamos, DSA), «Tipo Facturación» → «DOCUMENTO SOPORTE», «Establecimiento» (sale de tu RUT, con el formato «nombre - dirección»), «Rango Desde» (1) y «Rango Hasta» (por ejemplo 100000; el punto de miles lo pone el formulario solo). Dale «Agregar» una sola vez: el rango pasa a una fila de la tabla. Dale «Borrador»: sale «El documento ha sido guardado de forma exitosa.»; «Ver Documento» descarga el formato 1302 en borrador para que lo revises. Dale «Aceptar». Dale «Definitivo». Se abre «Firmar documento»: pide un «Código de seguridad» (lo solicitas con el enlace «aquí» de esa misma ventana) y la «Contraseña de la firma electrónica». Firma: arriba sale «Documento recibido.» y luego «El documento ha sido guardado de forma exitosa.», con el formato 1302 ya definitivo. Dale «Aceptar». Llegas a «Formalice la Solicitud Numeración de Facturación», con «Firmar» y «Anular». Revisa el prefijo y el rango y dale «Firmar»: es la segunda firma, con otro código y la contraseña otra vez. Sale «Datos de sesión correctos.» y después «El documento ha sido guardado de forma exitosa.». Dale «Ver Documento» para descargar la autorización (formato 1876, con marca «AUTORIZADO»). Trae el prefijo, el rango y la vigencia (24 meses en el caso que verificamos); el número de formulario, que empieza por 1876, es el número de tu resolución. Guarda ese PDF. El documento soporte va como una solicitud aparte de la de tu factura: en «Consultar Numeración de Facturación» verás otra fila, junto a la de la factura electrónica.
4. 4 Asocia el prefijo del documento soporte. Lo haces tú, en «Portal «Facturando electrónicamente» de la DIAN». Espera después de la segunda firma: la DIAN dice que la numeración tarda hasta 2 horas en aparecer. En la factura que verificamos, el prefijo salió 1 hora y 45 minutos después del 1876; en el documento soporte, a los 9 minutos todavía no estaba y a las 2 horas ya se podía asociar. Entra al portal «Facturando electrónicamente» («Ambiente de Producción»), que es distinto del de habilitación. Desde la página de la DIAN: «Factura Electrónica» → «Facturando Electrónicamente». Elige el perfil «Persona» y tu número de documento; el portal hace una verificación de seguridad y te manda al correo un enlace «Ingrese aquí» (el correo se llama «Token Acceso DIAN»). Abre el menú con el botón de tres rayas y ve a «Configuración» → «Rangos de numeración»: llegas a «Configuración / Gestionar Asociación de Prefijos». En «Proveedor - Software» elige «SOLUCIONES ALEGRA S.A.S - Alegra». En «Prefijo» elige el de tu documento soporte (no el de la factura). Dale «Agregar». Sale la pregunta «¿Está seguro que desea asociar el prefijo?»: dale «Aceptar». El aviso «Estimado contribuyente, no tiene mas prefijos de numeración para asociar a un software.» no es un error: sale cuando todavía no llega la numeración nueva y también cuando ya asociaste todos tus prefijos. La tabla de más abajo es la que dice cuál de los dos es. Compruébalo en esa tabla: debe haber una fila con tu proveedor, el software, el tipo de documento, tu prefijo y las fechas de asociación y de expiración (desplázala a la derecha para verlas).

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