Política de Tratamiento de Datos Personales

1. Quién es el Responsable

• Responsable: Daniel López Larrea, persona natural comerciante, establecimiento de comercio afínate
• NIT: 1037589745-2
• Dirección: Calle 28A # 78A-84, apartamento 302, Urbanización Palma Seca, Medellín, Antioquia, Colombia
• Correo para datos personales: legal@afinate.com
• Teléfono y WhatsApp: +57 321 390 2280

2. Qué datos tratamos

De ti, como usuario:

• Identificación: nombre, documento, NIT
• Contacto: correo, celular, dirección
• Empresariales: nombre del negocio, actividad, régimen tributario
• Pago: plan, historial de pagos, últimos dígitos de la tarjeta
• Uso: conversaciones con Lucía, documentos cargados, consultas, registros de acceso
• Técnicos: dirección de red, dispositivo, navegador

De terceros, cargados por ti: los datos de tus clientes, proveedores y empleados que aparezcan en los documentos que subas. Sobre esos datos tú eres el Responsable y nosotros el Encargado (cláusula 9).

No pedimos ni queremos datos sensibles (salud, biométricos, origen racial o étnico, vida sexual, opiniones políticas, convicciones religiosas, afiliación sindical) ni datos de menores de edad. Si llegan dentro de un documento que cargues, los tratamos solo como parte de ese documento, no los usamos para nada más, y tú respondes por tener la autorización que la ley exige.

3. Para qué los usamos

1. Crear y administrar tu cuenta, y verificar tu identidad.
2. Prestarte el servicio: leer, clasificar y registrar tus documentos; llevar tu contabilidad; generar tus documentos; responder tus consultas por WhatsApp, chat y correo.
3. Cobrarte, facturarte electrónicamente y gestionar tu suscripción.
4. Avisarte de vencimientos, cupos, incidencias y cambios del servicio.
5. Atender tus peticiones, quejas y reclamos.
6. Cumplir obligaciones legales, contables y tributarias, y atender requerimientos de autoridades.
7. Mantener la seguridad de la plataforma y prevenir fraude.
8. Mejorar el servicio con información agregada y anonimizada, que no permite identificarte.
9. Enviarte información comercial, solo si lo autorizas aparte, y con la posibilidad de retirar esa autorización en cualquier momento.

Lo que no hacemos, y es una promesa contractual:

• No vendemos tus datos a nadie.
• No entrenamos modelos de inteligencia artificial con tu contenido. Los modelos que usamos son de terceros y los llamamos bajo condiciones que prohíben usar tus datos para entrenarlos.
• No usamos tu contenido para un fin distinto al de prestarte el servicio.

4. Inteligencia artificial

Parte del servicio funciona con modelos de inteligencia artificial que leen tus documentos, los clasifican, los registran contablemente y responden tus preguntas.

• Ningún resultado de esos modelos produce por sí solo un efecto jurídico sobre ti. Todo queda sujeto a tu revisión y a tu decisión.
• Puedes pedir intervención humana sobre cualquier resultado escribiéndonos.
• Cuando el sistema no tiene certeza, te pregunta en lugar de adivinar.

5. Tus derechos

• Conocer gratuitamente tus datos y saber cómo los usamos.
• Actualizar y rectificar los que sean inexactos, incompletos o desactualizados.
• Solicitar prueba de la autorización que nos diste.
• Ser informado del uso que les hemos dado.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Revocar la autorización y pedir la supresión de tus datos, cuando no exista un deber legal o contractual que nos obligue a conservarlos.
• Acceder gratuitamente a tus datos.

6. Cómo ejerces esos derechos

Quién atiende: el Responsable directamente, en el correo de la cláusula 1. Es el área designada para peticiones, consultas y reclamos.

Consultas. Escríbenos con tu nombre, documento y lo que quieres saber. Respondemos en diez (10) días hábiles. Si no alcanzamos, te avisamos por qué y respondemos en cinco (5) días hábiles más.

Reclamos. Si quieres corregir, actualizar, suprimir o denunciar un uso indebido, escríbenos con tu nombre, documento, la descripción del hecho y los documentos que quieras aportar.

• Si el reclamo está incompleto, te pedimos completarlo dentro de cinco (5) días. Si pasan dos (2) meses sin respuesta tuya, entendemos que desististe.
• Resolvemos en quince (15) días hábiles. Si no alcanzamos, te avisamos por qué y resolvemos en ocho (8) días hábiles más.
• Mientras tramitamos, tu dato queda marcado con la leyenda "reclamo en trámite".

Antes de acudir a la Superintendencia debes haber agotado este trámite con nosotros.

7. Quién más ve tus datos

Para prestarte el servicio nos apoyamos en proveedores que actúan como Encargados bajo contrato. No son socios comerciales ni compradores de datos: son infraestructura.

• Supabase · base de datos y almacenamiento de tus documentos · Estados Unidos
• Cloudflare · infraestructura del sitio, la aplicación y el motor · red global
• Google · lectura y clasificación de documentos, transcripción de audio · Estados Unidos
• OpenRouter y sus modelos · conversación de Lucía · Estados Unidos
• Meta · mensajería de WhatsApp · Estados Unidos
• Wompi · procesamiento de pagos · Colombia
• Alanube · transmisión de facturación electrónica a la DIAN · Colombia
• Resend · envío de correos · Estados Unidos

También compartimos datos con autoridades cuando la ley lo exige, y con tu contador o con quien tú autorices expresamente.

8. Transferencias fuera de Colombia

Algunos de esos proveedores están en Estados Unidos, así que tus datos salen del país.

La Superintendencia de Industria y Comercio declaró a Estados Unidos como país con nivel adecuado de protección, de modo que la transferencia no requiere autorización adicional tuya ni declaración de conformidad.

Para los proveedores de países no declarados adecuados, exigimos por contrato un nivel de protección equivalente al de la ley colombiana.

9. Cuando tú eres el Responsable

Los datos de tus clientes, proveedores y empleados que cargues a la plataforma no son nuestros: son tuyos.

• Tú eres el Responsable de esos datos: te corresponde tener la autorización de esas personas y responder sus solicitudes.
• afínate es el Encargado: los tratamos únicamente por cuenta tuya, siguiendo tus instrucciones, sin usarlos para otra finalidad, y los devolvemos o eliminamos cuando termine la relación.

10. Cuánto tiempo conservamos tus datos

• Documentos contables y soportes: 10 años, por el Código de Comercio y la Ley 962 de 2005.
• Facturación electrónica: 5 años, por el término de firmeza de las declaraciones tributarias.
• Prueba de tu autorización de datos: mientras tratemos los datos, y después, porque puedes pedirnos prueba de ella.
• Conversaciones y datos de uso: 30 días tras la terminación, luego se eliminan.
• Datos de contacto y cuenta: 30 días tras la terminación, luego se eliminan.

Durante esos 30 días puedes descargar toda tu información desde la plataforma.

11. Seguridad

Aplicamos medidas técnicas y administrativas para proteger tus datos: cifrado en tránsito, control de acceso por usuario con aislamiento entre cuentas, registro de accesos, custodia de credenciales en bóveda cifrada, y vigilancia automática de la plataforma con alerta ante fallas.

Ninguna medida es infalible. Si ocurre un incidente que afecte tus datos, te lo informaremos y lo reportaremos a la Superintendencia de Industria y Comercio dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a su detección.

12. Registro Nacional de Bases de Datos

El Registro Nacional de Bases de Datos es obligatorio para sociedades y entidades sin ánimo de lucro con activos superiores a 100.000 UVT, y para personas jurídicas de naturaleza pública.

afínate opera como persona natural comerciante, de modo que hoy no está obligado a registrar sus bases de datos. Esto no lo exime de ninguna otra obligación de la Ley 1581: la política, la autorización, la atención de reclamos y el reporte de incidentes se cumplen igual.

13. Vigencia

Esta política rige desde el 23 de septiembre de 2026.

Las bases de datos se conservan mientras sean necesarias para las finalidades de la cláusula 3, y en todo caso por los plazos de la cláusula 10.

Si modificamos esta política, publicaremos la versión nueva y te avisaremos por correo electrónico con al menos quince (15) días de anticipación cuando el cambio sea sustancial. Un cambio que amplíe las finalidades requiere autorización nueva, no basta con avisarte.