Términos del Servicio

Estos Términos rigen tu acceso y uso de afínate. Al crear una cuenta, marcar la casilla de aceptación o usar el servicio, aceptas quedar vinculado por ellos. Si no estás de acuerdo, no uses el servicio.

1. Quién te presta el servicio

afínate es un establecimiento de comercio de Daniel López Larrea, persona natural comerciante.

• NIT: 1037589745-2
• Matrícula mercantil del establecimiento: 21-834664-02, Cámara de Comercio de Medellín para Antioquia
• Dirección de notificación judicial: Calle 28A # 78A-84, apartamento 302, Urbanización Palma Seca, Medellín, Antioquia, Colombia
• Correo electrónico: legal@afinate.com
• Teléfono y WhatsApp: +57 321 390 2280

Si tienes una petición, queja o reclamo, escríbenos a ese correo. También puedes acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio.

2. A quién aplica cada regla

Si contratas afínate para tu actividad empresarial o profesional, no eres consumidor y estos Términos se aplican íntegramente.

Si lo contratas para un fin ajeno a tu actividad económica, además te amparan las normas de protección al consumidor, que prevalecen sobre cualquier cláusula de este documento que las contradiga.

3. Qué contratas exactamente

Con tu suscripción adquieres una licencia de uso, personal, temporal, no exclusiva e intransferible, de la plataforma de software en la nube de afínate, mientras tu cuenta esté activa.

No adquieres el software ni derechos sobre él. No estás contratando servicios profesionales, asesoría, ni horas de trabajo de una persona.

El precio no lleva IVA, por tratarse de un servicio de computación en la nube excluido del impuesto. Si una norma futura lo grava, el impuesto se liquidará sobre el precio vigente y te lo informaremos antes de cobrarlo.

4. Cómo funciona el servicio y qué te toca revisar

afínate usa modelos de inteligencia artificial para leer los documentos que nos envías, clasificarlos, registrarlos contablemente y responder tus consultas. Esa tecnología es precisa, pero no es infalible: puede equivocarse al leer un dato, al clasificar un documento o al responder una pregunta.

Por eso tu revisión es parte del servicio, no una recomendación. Antes de usar, presentar ante un tercero o declarar ante una autoridad cualquier documento, cifra o informe generado por afínate, debes revisarlo y corregirlo si encuentras diferencias. La plataforma te permite hacerlo en cualquier momento.

La información que presentas ante la DIAN, ante tu contador o ante cualquier tercero es tuya y es tu responsabilidad, incluso cuando la haya preparado afínate.

Cuando el sistema no tenga certeza suficiente, te lo dirá y te preguntará antes de actuar, en lugar de adivinar.

5. Qué es y qué no es afínate

afínate es una herramienta de software.

No es una firma de contadores, no presta servicios de contaduría pública ni de revisoría fiscal, y no reemplaza a tu contador ni a tu abogado.

Los estados financieros, informes y cálculos que genera la plataforma son documentos de gestión interna: no están certificados ni dictaminados por un contador público, y no adquieren esa calidad por haber sido generados aquí.

La información tributaria que te damos, incluidos vencimientos, saldos y cálculos de impuestos, es referencial y orientativa, y debe ser validada por tu contador antes de presentar cualquier declaración.

6. Tu cuenta

Para usar afínate necesitas crear una cuenta con información veraz y mantenerla actualizada. Eres responsable de lo que ocurra en tu cuenta y de la custodia de tus credenciales. Avísanos de inmediato si detectas un uso no autorizado.

Debes tener al menos 18 años, o la mayoría de edad de tu jurisdicción, y capacidad legal para contratar. No puedes crear una cuenta en nombre de otra persona sin su autorización.

7. Uso aceptable

No puedes usar afínate para:

• Actividades ilegales
• Cargar documentos o datos sobre los que no tengas derecho
• Suplantar a otra persona o intentar acceder a cuentas ajenas
• Vulnerar, sobrecargar o interferir la plataforma
• Revender el servicio sin acuerdo escrito
• Extraer datos de forma automatizada sin autorización

No cargues datos sensibles (salud, vida sexual, biométricos, origen racial o étnico, opiniones políticas, convicciones religiosas o afiliación sindical) ni datos de menores de edad, salvo que tengas la autorización específica que la ley exige y nos lo informes previamente.

8. Precio, ciclo y facturación

Pagas COP 99 por cada documento que afínate genere o radique por ti. Lo demás no se cobra: las consultas, los informes y reportes, tu estado de cuenta, la conversación con Lucía y la habilitación ante la DIAN. Si en un ciclo no generas ni radicas documentos, no pagas nada.

Tu cuenta funciona por ciclos de 30 días. El primero empieza el día en que creas tu cuenta y cada uno de los siguientes, al cerrar el anterior. Al cierre te enviamos tu estado de cuenta, con el detalle de los documentos generados, radicados y transmitidos, y la factura electrónica por ese valor, a crédito, con vencimiento a 15 días. El estado de cuenta no se cobra ni cuenta como documento.

Si un ciclo suma menos de COP 15.000, igual recibes tu estado de cuenta, pero ese saldo no se cobra todavía: pasa al ciclo siguiente. Los saldos se acumulan hasta 3 ciclos; al cierre del ciclo 3 se cobra lo acumulado si llega a COP 1.500, el mínimo que admite la pasarela de pagos. Si no llega, sigue acumulándose y se cobra en el primer cierre en que lo alcance.

Emitimos factura electrónica por cada cobro, a los datos que registres. Para poder hacerlo necesitamos tu identificación tributaria, tu dirección y un correo válido; si están incompletos o son incorrectos, no podremos facturarte correctamente.

Si cambiamos el precio, te avisaremos con al menos treinta (30) días de anticipación. El precio nuevo aplica a los documentos que se generen o radiquen después de ese plazo, nunca a uno ya generado.

Si tenías un plan pagado cuando publicamos esta versión, lo conservas, con su cupo, hasta su vencimiento, y tu primer ciclo empieza ese día; te avisamos con al menos treinta (30) días de anticipación y el precio por documento nunca te aplica antes de ese plazo. Si no tenías un plan pagado vigente, tu primer ciclo empieza el día en que publicamos esta versión, y solo se cuentan los documentos que generes o radiques después de aceptarla.

9. Cómo pagas, pago automático y qué pasa si no pagas

Pagas tu factura dentro de los 15 días siguientes al cierre del ciclo, con el enlace de pago de Wompi que te llega con tu estado de cuenta. Cuando el pago se aprueba, te enviamos el recibo.

Pago automático, opcional. Si lo activas, cobramos la factura a la tarjeta que guardes el día siguiente al cierre del ciclo (el día 31). Si ese cobro falla, te llega el enlace de pago. Puedes desactivarlo en cualquier momento desde tu tablero, sin llamar a nadie y sin penalidad.

Si no pagas a tiempo. Si al día siguiente del vencimiento (el día 46 desde que empezó ese ciclo) la factura sigue sin pagar y no pediste la garantía de la cláusula 10, se suspende solo la gestión documental: Lucía deja de generar y radicar documentos, que es lo único que se cobra. Todo lo demás sigue: las consultas, los informes y reportes, tu estado de cuenta y el pago, ver y reenviar los documentos ya hechos, registrar clientes y productos, los avisos de tus obligaciones, la garantía y la habilitación ante la DIAN. Al pagar, la gestión documental se reactiva sola. Nada se borra.

Avisos de cobro. Al aceptar estos Términos autorizas que tu estado de cuenta, tu factura y los recordatorios de pago te lleguen por WhatsApp y por correo electrónico; si prefieres uno solo, díselo a Lucía. Conforme a la Ley 2300 de 2023, los recordatorios de pago te llegan por un solo canal en la misma semana y nunca más de uno al día, de lunes a viernes entre las 7:00 a.m. y las 7:00 p.m. y los sábados entre las 8:00 a.m. y las 3:00 p.m.; nunca los domingos ni los festivos. Los recibos de tus pagos y lo que tú pidas te llegan cuando ocurren.

Puedes terminar tu cuenta cuando quieras, como dice la cláusula 18. Se cobra solo lo generado o radicado hasta ese día, sin cargos por terminar.

10. Derecho de retracto y garantía del primer ciclo

El servicio de afínate se presta de forma inmediata: al activar tu cuenta y usar la plataforma, aceptas expresamente que su ejecución comienza de una vez.

Por esa razón, y conforme a la excepción del artículo 47 de la Ley 1480 de 2011, el derecho de retracto no aplica a los ciclos cuya prestación ya inició con tu aceptación. Si no alcanzaste a usar el servicio, no pagas nada: solo se cobran los documentos generados o radicados.

Garantía del primer ciclo. Si no quedas satisfecho con tu primer ciclo, no lo pagas: anulamos esa factura, sin preguntas. Pídelo hasta su vencimiento, a Lucía o en tu tablero. Aplica una sola vez por cuenta: Lucía anula esa factura con una nota crédito y tu cuenta sigue activa. Si el saldo de tu primer ciclo pasó al siguiente por no llegar al mínimo de la cláusula 8, la garantía se aplica a la primera factura que te emitamos. Si ya la habías pagado, te devolvemos lo pagado por el mismo medio, dentro de los treinta (30) días calendario siguientes. Esta garantía comercial es adicional y voluntaria: no sustituye ni limita tus derechos legales.

11. Reversión del pago

Si pagaste por medios electrónicos, incluido el pago automático, y fuiste víctima de fraude, la operación no fue solicitada, o el servicio no corresponde a lo contratado o no te fue prestado, puedes solicitar la reversión del pago dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a que tengas noticia del hecho.

Debes pedírnoslo a nuestro correo y en paralelo notificar a la entidad emisora de tu medio de pago.

12. Garantía legal

El servicio cuenta con la garantía legal: responderemos por su correcto funcionamiento y porque corresponda a lo ofrecido. Las reclamaciones se atienden en nuestro correo y por WhatsApp.

Nada en estos Términos excluye, limita ni modifica la garantía legal ni los demás derechos que la ley colombiana reconoce a los consumidores, que se aplican con preferencia a cualquier cláusula que los contradiga.

13. Propiedad

Tu contenido es tuyo. Conservas la propiedad de los documentos, datos e información que cargues, y también de lo que afínate genere a partir de ellos: tus facturas, tus informes y tu contabilidad son tuyos.

Al cargar contenido nos concedes una licencia limitada para almacenarlo, procesarlo y mostrártelo con el único fin de prestarte el servicio. No lo usamos para otra cosa, no lo vendemos y no entrenamos modelos con él.

Nuestro contenido es nuestro. La plataforma, su software, su marca y su diseño son de afínate, y la licencia de la cláusula 3 no te transfiere ningún derecho sobre ellos.

Si nos envías sugerencias o ideas para mejorar el servicio, podemos usarlas sin restricción ni compensación.

14. Tus datos personales

El tratamiento de tus datos se rige por nuestra Política de Tratamiento de Datos Personales y por la autorización que nos diste al registrarte.

Cuando cargas información de tus clientes, proveedores o empleados, tú eres el Responsable de esos datos y afínate actúa como Encargado, tratándolos únicamente por cuenta tuya y según tus instrucciones.

15. Disponibilidad del servicio

Nos esforzamos por mantener el servicio disponible, pero no garantizamos acceso ininterrumpido. Podemos suspenderlo temporalmente por mantenimiento, actualizaciones o causas fuera de nuestro control.

El servicio depende de proveedores externos de infraestructura, mensajería, pagos y facturación electrónica. Una falla de ellos puede afectar el servicio sin que sea atribuible a afínate.

16. Límite de nuestra responsabilidad

Responderemos por los daños que te causemos por incumplimiento de estos Términos, con los siguientes límites:

• No respondemos por daños indirectos, lucro cesante, pérdida de oportunidades ni daños que no sean consecuencia directa e inmediata de nuestro incumplimiento.
• Nuestra responsabilidad total por cualquier reclamación no excederá el valor que nos hayas pagado en los doce (12) meses anteriores al hecho que la origina.
• No respondemos por decisiones que tomes con base en información que no revisaste, conforme a la cláusula 4.

Estos límites no aplican en caso de dolo o culpa grave, ni frente a los derechos irrenunciables que la ley reconoce a los consumidores.

17. Indemnidad

Nos mantendrás indemnes frente a reclamaciones de terceros derivadas de tu uso del servicio en violación de estos Términos o de la ley, en particular por el contenido que cargues y por los datos de terceros que trates a través de la plataforma.

18. Terminación y qué pasa con tus datos

Puedes terminar tu cuenta cuando quieras desde la configuración o escribiéndonos.

Podemos suspender o terminar tu acceso si incumples estos Términos, si usas el servicio de forma que afecte a otros usuarios o a la plataforma, o si la ley nos lo exige. Salvo urgencia o mandato legal, te avisaremos antes y te daremos oportunidad de corregir. La suspensión por falta de pago de la cláusula 9 no es una terminación: tu cuenta y tus datos siguen ahí.

Tus datos cuando terminas: antes de terminar puedes descargar tu información desde la plataforma. Si quieres que la eliminemos, pídelo desde tu perfil o al correo legal@afinate.com: lo tramitamos como reclamo, en quince (15) días hábiles, como dice la Política de Tratamiento de Datos. Conservamos lo que debamos guardar por obligación legal, como los soportes contables y tributarios, por el término legal y con acceso restringido.

Sobreviven a la terminación las cláusulas de propiedad, límite de responsabilidad, indemnidad y ley aplicable.

19. Cambios a estos Términos

Podemos modificar estos Términos. Te avisaremos de los cambios sustanciales con al menos quince (15) días de anticipación, por correo electrónico y por WhatsApp, publicando la versión nueva y actualizando la fecha.

Si sigues usando el servicio después de ese plazo, entendemos que aceptas los Términos nuevos. Si no estás de acuerdo, puedes terminar tu cuenta sin penalidad antes de que entren en vigencia.

Esta regla no aplica a la autorización de tratamiento de tus datos personales, que siempre requiere autorización nueva, previa, expresa e informada.

20. Ley aplicable y solución de controversias

Estos Términos se rigen por las leyes de Colombia. Cualquier controversia se resolverá ante los jueces competentes de Medellín, Antioquia.

Antes de acudir a la vía judicial, ambas partes intentarán resolver la diferencia de buena fe dentro de los treinta (30) días siguientes a la reclamación escrita.

21. Disposiciones finales

Si alguna cláusula resulta inválida o ineficaz, las demás siguen vigentes. Nuestra tolerancia frente a un incumplimiento tuyo no significa renuncia a exigirlo después. No puedes ceder estos Términos sin nuestro consentimiento escrito.

Estos Términos, junto con la Política de Tratamiento de Datos, constituyen el acuerdo completo entre las partes.