Habilitación DIAN para factura electrónica

Paso a paso

1. 1 Regístrate como facturador electrónico. Lo haces tú, en «Portal de habilitación de la DIAN». Entra al portal de habilitación. Arriba elige el perfil «Persona» si eres persona natural, o «Empresa» si eres una sociedad. El portal abre con «Administrador» marcado: cámbialo. Escribe tu tipo y número de documento y dale «Entrar». Antes de entrar, el portal hace una verificación de seguridad: sale «Verificando…» y tienes que esperar a que diga «¡Operación exitosa!». La DIAN te manda un correo con un enlace («Ingrese aquí»), no con un número. Llega al correo que tengas en el RUT (en el caso que verificamos, en menos de un minuto) y sirve 60 minutos. Abre el menú con el botón de tres rayas (los iconos de la izquierda no traen nombre) y ve a «Registro y habilitación» → «Documentos electrónicos». En «Registrar facturador» casi todo viene lleno y en gris: no lo toques. Solo llena «Correo electrónico para recepción de facturas» con el mismo correo de tu cuenta de afínate, para que las facturas que te envíen lleguen donde las esperas. El portal avisa que ese correo queda como el autorizado para recibir facturas de venta, notas débito y notas crédito. Dale «Registrar». Sale un aviso que te dice que tendrás que iniciar sesión otra vez: dale «Aceptar». El portal cierra tu sesión. Entra de nuevo con el perfil «Persona» (vuelve a salir «Administrador» marcado) y con el enlace nuevo que te llega al correo.
2. 2 Elige a Alegra como tu proveedor y copia el código del set de pruebas. Lo haces tú, en «Portal de habilitación de la DIAN». Con el menú de tres rayas: «Registro y habilitación» → «Documentos electrónicos» → tarjeta «Factura electrónica». En la pantalla «Facturador electrónico», más abajo, está el botón verde «Configurar modos de operación». La página abre con «Software gratuito» ya elegido (empresa «UAE-Dian»). Si lo dejas así y pulsas «Asociar», asocias el software gratuito de la DIAN y no a Alegra. Cámbialo antes. En «Seleccione el modo de operación» elige «Software de un proveedor tecnológico». Las otras dos opciones son «Software gratuito» y «Software propio». En «Nombre empresa proveedora» elige «SOLUCIONES ALEGRA S.A.S». La lista es larga y en mayúsculas, y justo debajo hay otra parecida, «SOLUCIONES INTEGRALES DE OFICINA S.A.S EN REORGANIZACION»: no es esa. En «Nombre del software» elige «Alegra». Dale «Asociar». El formulario se reinicia (vuelve a «Software gratuito») y no sale ningún mensaje de éxito: parece que no pasó nada, pero sí. No asocies dos veces. Compruébalo en la tabla «Listado de modos de operación asociados»: debe haber una fila con «Software de un proveedor tecnológico», el software «Alegra» y el estado «En proceso». En esa fila, en la columna «Acciones», pulsa el ojo: su globo dice «Detalles de set de pruebas». No pulses la «x» de al lado, porque no la hemos probado. En «Set de pruebas Factura Electrónica», el código está en el recuadro amarillo «¡Importante!», junto a «TestSetId». Cópialo con el mouse, no lo teclees. También puedes copiar el recuadro entero y pegarlo en el chat: Lucía saca el código sola. En esa página verás cifras de «documentos requeridos» (50 en total) y de «documentos aceptados requeridos» (1). No las completas tú: el set lo envía afínate en el paso siguiente.
3. 3 afínate envía el set de pruebas por ti. Lo hago yo, aquí en afínate. Pega en afínate el código del set que copiaste. Si prefieres, pega el recuadro amarillo entero: Lucía saca el código sola. afínate le manda ese código a su proveedor (Alegra) y el proveedor envía el set de pruebas a la DIAN. Tú no envías nada. Pregúntale a Lucía cómo va («¿ya estoy habilitado?»). En el caso que verificamos, la DIAN aceptó el set en menos de 2 minutos.
4. 4 Pide tu numeración de facturación en Muisca. Lo haces tú, en «Muisca (numeración de facturación)». Antes de empezar, ten a la mano tu firma electrónica de la DIAN: te va a pedir su contraseña y un código de seguridad, dos veces. La contraseña y el código son solo para la ventana de la DIAN: no se los des ni a afínate ni a nadie más. Si aún no tienes firma electrónica, resuélvelo antes: sin ella no puedes firmar, y cómo obtenerla no está verificado aquí. Entra a Muisca: «Trámites y servicios DIAN» → «A nombre propio» si eres persona natural, o «A nombre de un tercero» si es una empresa. En «Mis actividades», abre «Numeración de Facturación» en el menú «DIAN-MUISCA» de la izquierda (trae unas 30 entradas, en orden alfabético). El primer clic abre una pantalla en blanco: es normal. Ahora el menú se llama «MENU»: busca «Numeración de Facturación» otra vez (icono de documentos apilados, entre «Información Extranjera» y «Obligación Financiera Contribuyente») y elige «Solicitar Numeración de Facturación» (icono de portapapeles; la otra opción, «Consultas», no es). Sale el aviso «Recuerde tener actualizado el RUT para evitar sanciones»: dale «Aceptar». Luego, en «Información del Contribuyente», todo viene lleno: dale «Ingresar». En «Consultar Numeración de Facturación» baja la página: debajo de la tabla de resultados están «Autorizar Rangos», «Habilitar Rangos» e «Inhabilitar Rangos» (si no los ves, pulsa antes «Consultar» sin cambiar los filtros). Elige «Autorizar Rangos». No uses «Inhabilitar Rangos» para corregir un error: la DIAN avisa que un rango inhabilitado no se puede volver a usar. En «Solicitud de Autorización de Rangos» llena: «Prefijo» (por ejemplo tres letras; usa uno distinto de cualquiera que ya uses), «Tipo Facturación» («FACTURA ELECTRÓNICA DE VENTA»; la lista también trae «DOCUMENTO SOPORTE»), «Establecimiento» (sale de tu RUT, con el formato «nombre - dirección»), «Rango Desde» y «Rango Hasta». En los rangos escribe solo dígitos (por ejemplo 100000): el formulario pone el punto solo. No hay campo de vigencia: la fija la DIAN (en el caso que verificamos fueron 24 meses). Antes de agregar un rango, «Borrador» y «Definitivo» están apagados. Dale «Agregar»: los campos se vacían, el rango pasa a una tabla con un lápiz (editar) y una caneca (borrar) y se enciende «Borrador». No sale mensaje de éxito: la fila es la prueba. No pulses «Agregar» dos veces. Dale «Borrador». En pocos segundos sale «El documento ha sido guardado de forma exitosa.»: dale «Ver Documento» (descarga el formato 1302 con marca de agua «BORRADOR»; léelo) y «Aceptar». Con eso se enciende «Definitivo». Dale «Definitivo». Se abre «Firmar documento»: pide un «Código de seguridad» (lo solicitas con el enlace «aquí» de esa misma ventana) y la «Contraseña de la firma electrónica». Firma. Sale otra vez «El documento ha sido guardado de forma exitosa.»: «Ver Documento» (el formato 1302, ya definitivo y firmado) y «Aceptar». Llegas a «Formalice la Solicitud Numeración de Facturación», con dos botones: «Firmar» y «Anular». «Anular» es tu última oportunidad de cancelar. Revisa el prefijo y el rango y, si están bien, dale «Firmar»: se abre otra vez «Firmar documento» y pide un código y la contraseña otra vez. Después de esta segunda firma ya no aparece «Anular»: la autorización queda generada. Al firmar sale «El documento ha sido guardado de forma exitosa.»: dale «Ver Documento» para descargar la autorización (formato 1876, dos páginas, con marca «AUTORIZADO»). Trae el prefijo, el rango, la vigencia (en el caso que verificamos, 24 meses) y el número de formulario, que empieza por 1876 y es el número de tu resolución. Guarda ese PDF y dale «Aceptar». Si ya tenías resolución electrónica con otro proveedor, no pidas una nueva: solo desasocia el proveedor anterior y asóciala a Alegra en el paso siguiente.
5. 5 Asocia tu prefijo a Alegra. Lo haces tú, en «Portal «Facturando electrónicamente» de la DIAN». Espera al menos 1 hora después de la segunda firma. Alegra dice 1 hora y la DIAN dice 2 horas; en el caso que verificamos el prefijo ya aparecía a la 1 hora y 45 minutos, y no se sabe si antes. Entra al portal «Facturando electrónicamente», que es distinto del de habilitación. Abre el menú con el botón de tres rayas y ve a «Configuración» → «Rangos de numeración»: llegas a «Gestionar Asociación de Prefijos». El instructivo de la DIAN habla de «Participantes» → «Asociar prefijos»: esas opciones no existen en el portal; sigue esta ruta. En «Proveedor - Software» elige «SOLUCIONES ALEGRA S.A.S - Alegra». En «Prefijo» elige el tuyo: se ve como «AFI - número de resolución (1 - 100000)». Dale «Agregar». Sale la pregunta «Está seguro que desea asociar el prefijo?»: dale «Aceptar». No sale un mensaje de éxito: sale el aviso «no tiene mas prefijos de numeración para asociar a un software». Quiere decir que ya se asoció el único que tenías. Compruébalo en la tabla de más abajo: debe haber una fila con tu proveedor, el software, el tipo de documento, tu prefijo y las fechas de asociación y de expiración (desplázala a la derecha para verlas).
6. 6 Pon tu fecha de inicio de facturación electrónica. Lo haces tú, en «Portal de habilitación de la DIAN». Entra al portal de habilitación. Con la habilitación ya reconocida, al entrar sale sola la ventana «Registrar fecha de inicio salida a producción»: «Habilitación» (la fecha en que te habilitaron, en gris) y «Producción» (la fecha desde la que facturas electrónicamente: es el campo que llenas). Esa fecha no se puede cambiar después, y desde ese día todo lo que factures va electrónico. Pon el día en que vas a cobrar tu primera factura, no antes. Si quieres una fecha futura, consúltalo antes con tu contador: ni la DIAN ni Alegra lo aclaran en sus guías. Dale «Aceptar». Según la DIAN, en esa fecha agrega sola la responsabilidad 52 a tu RUT: no tienes que pedirla aparte. Si cierras la ventana sin registrar la fecha, no pasa nada: según la DIAN, vuelve a salir cuando entras otra vez.

También te puede servir