Acuerdo de Tratamiento de Datos

Este acuerdo hace parte de los Términos del Servicio y lo aceptas al aceptarlos. Lo celebran el cliente que usa la plataforma, en adelante el Responsable, y Daniel López Larrea, NIT 1037589745-2, establecimiento de comercio afinate, en adelante el Encargado.

1. Qué regula

Al usar afínate cargas datos personales de terceros: tus clientes, tus proveedores, tus empleados. Esos datos siguen siendo tu responsabilidad. El Encargado los trata únicamente por cuenta tuya.

Este acuerdo fija las condiciones de ese tratamiento y prevalece sobre cualquier disposición contraria de los Términos en materia de datos personales (artículos 17 y 18 de la Ley 1581 de 2012 y artículo 25 del Decreto 1377 de 2013).

2. Alcance, finalidad y actividades

• Finalidad, y única: prestarte el servicio contratado.
• Titulares: tus clientes, proveedores, empleados y contactos.
• Datos: identificación, contacto, tributarios, comerciales y los demás que vengan en los documentos que cargues.
• Actividades: recibir, almacenar, leer, clasificar, procesar, registrar contablemente, generar documentos, consultar y suprimir.
• Duración: mientras estén vigentes los Términos del Servicio.

Datos sensibles y de menores: el servicio no está diseñado para tratarlos. Si los cargas, lo haces bajo tu exclusiva responsabilidad y declaras contar con la autorización que la ley exige.

3. Obligaciones del Encargado

1. Tratar los datos solo según tus instrucciones y para la finalidad de la cláusula 2. Nunca para fines propios.
2. No vender, ceder ni compartir los datos con terceros distintos de los subencargados de la cláusula 5.
3. No entrenar modelos de inteligencia artificial con tus datos.
4. Guardar confidencialidad, también después de terminada la relación.
5. Aplicar las medidas de seguridad de la cláusula 11 de la Política de Tratamiento de Datos.
6. Remitirte dentro de los dos (2) días hábiles siguientes las solicitudes de tus titulares que nos lleguen directamente, y apoyarte para responderlas en plazo.
7. Informarte cualquier incidente de seguridad que afecte tus datos dentro de las cuarenta y ocho (48) horas siguientes a su detección, con lo que se sepa hasta ese momento.
8. Conservar la información necesaria para acreditar que cumple este acuerdo.
9. Atender la verificación de la cláusula 6.
10. Devolver o suprimir los datos según la cláusula 7.
11. Dejar de tratar los datos de un titular cuando le informes que revocó su autorización.

4. Obligaciones del Responsable

1. Contar con la autorización de los titulares cuyos datos cargues, y poder probarla.
2. Informar a esos titulares que usas un Encargado y para qué.
3. Cargar solo los datos necesarios para la finalidad contratada.
4. Dar instrucciones lícitas. El Encargado puede negarse por escrito a una instrucción que viole la ley.
5. Atender las solicitudes de tus titulares, con el apoyo de la plataforma.
6. Informar al Encargado las revocaciones y supresiones que deba ejecutar.

5. Subencargados

Autorizas al Encargado a apoyarse en los proveedores que nombra la cláusula 7 de la Política de Tratamiento de Datos, con su función y su país.

Si se agrega o cambia un subencargado, el Encargado te avisará con quince (15) días de anticipación. Si lo objetas con causa razonable, puedes terminar el servicio sin penalidad.

El Encargado responde por sus subencargados como por sus propios actos.

6. Verificación

Puedes verificar el cumplimiento de este acuerdo una vez al año, con treinta (30) días de aviso, en horario hábil y sin afectar la operación. El Encargado puede atenderla con cuestionarios estándar de la industria o con la documentación de seguridad de sus subencargados, en lugar de una visita, cuando cubran lo que pides.

7. Terminación

Al terminar el servicio tienes treinta (30) días calendario para descargar tu información desde la plataforma. Después, el Encargado suprime tus datos cuando se lo pidas, en los plazos de la cláusula 6 de la Política, y conserva bloqueado solo lo que la ley obliga a guardar. Si la pides, te entrega constancia escrita de la supresión.

8. Responsabilidad

Cada parte responde por el incumplimiento de sus propias obligaciones. Mantendrás indemne al Encargado frente a reclamaciones por datos cargados sin la autorización de sus titulares o por instrucciones ilícitas. La responsabilidad del Encargado sigue el límite de los Términos, salvo dolo o culpa grave en materia de datos personales.

9. Vigencia

Este acuerdo rige mientras estén vigentes los Términos del Servicio y sobrevive en lo relativo a confidencialidad, supresión y responsabilidad. Escríbenos a legal@afinate.com si necesitas una copia firmada para tu empresa.